Email Hosting là gì? Lưu ý cần biết trước khi thuê Email Hosting

22/11/2023

Hiện nay, đa phần các doanh nghiệp đều sử dụng Email có tên miền riêng để phục vụ hoạt động liên lạc với đối tác, khách hàng. Các email miễn phí như Gmail thường chỉ dành cho các người dùng cá nhân. Các doanh nghiệp đa phần đều dùng Email Hosting, một hệ thống lưu trữ Email. Vậy, Email Hosting là gì? Chúng có các lợi ích như thế nào với doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu qua bài viết bên dưới.

Email Hosting là gì?

Doanh nghiệp thường sử dụng Email cho mục đích gì? Nhiều người nghĩ việc việc dùng Email trả phí là không cần thiết. Tuy nhiên, trong các trường hợp như khi cần lưu trữ những thông tin quan trọng như hóa đơn, địa chỉ khách hàng, thông tin thanh toán,... trong Email miễn phí thì liệu có đủ đảm bảo tính bảo mật?

Ngoài ra, các email có đuôi @gmail.com trông khá thiếu chuyên nghiệp. Thay vào đó, doanh nghiệp sử dụng Email với tên miền thương hiệu, ví dụ như info@your.business.com trông sẽ chuyên hơn hơn với đối tác, khách hàng. Ngoài ra, việc chọn một đơn vị cung cấp Email Hosting uy tín sẽ an toàn hơn việc doanh nghiệp tự thiết lập Email của mình trên Hosting.

Email Hosting là gì

Email Hosting là một dịch vụ Email có tên miền riêng của doanh nghiệp. Chúng hoạt động trên một Hosting riêng biệt, nhờ đó có tính bảo mật cao hơn. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh cấu hình Email lẫn tài khoản sử dụng tùy thích.

Vì Email doanh nghiệp có tên miền riêng, nên doanh nghiệp có thể giảm tối đa tình trạng Email gửi đi bị cho vào mục spam hoặc thùng rác của người nhận. Ngoài ra, chúng cũng giúp tăng mức độ uy tín của Email gửi đi và tăng tỷ lệ mở thư.

Lợi ích của Email Hosting

Email Hosting mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

Tính bảo mật cao, đảm bảo tính ổn định trong quá trình gửi Email.
Giảm tình trạng Email gửi đi bị cho vào mục spam.
Đuôi Email là tên miền riêng giúp tăng nhận diện thương hiệu, tăng độ uy tín với khách hàng, đối tác.
Giúp việc gửi, nhận Email trong nội bộ lẫn với bên ngoài được chuyên nghiệp hơn.

Email Hosting hoạt động thế nào

Email Hosting cho phép doanh nghiệp truy cập vào Server của nhà cung cấp dịch vụ để gửi và nhận Email. Đây là nơi tất cả các Email của doanh nghiệp được lưu trữ.

Có 3 loại Email Hosting chính:

Shared Hosting: Nhiều doanh nghiệp cùng chia sẻ và dùng chung một Server duy nhất. Email Hosting có chi phí khá rẻ, tuy nhiên doanh nghiệp dễ gặp các rủi ro về bảo mật và độ tin cậy.
Dedicated Hosting: Doanh nghiệp sẽ có một Server riêng để lưu trữ và gửi, nhận Email. Lựa chọn này có chi phí khá đắt đỏ, nhưng chúng mang lại tính bảo mật và độ tin cậy vượt trội.
Cloud Server: Việc lưu trữ và gửi, nhận Email được thực hiện dựa trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud Computing), mang lại khả năng mở rộng tài nguyên linh hoạt theo nhu cầu doanh nghiệp. Cloud Server giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hiệu quả.

Khác biệt giữa Web Hosting và Email Hosting là gì

Ngoài Email Hosting, Web Hosting cũng là một nền tảng khá phổ biến được các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Trước kia, cả 2 loại hình Hosting này đều được tích hợp vào triển khai chung trên một Server duy nhất. Tuy nhiên hiện nay thì chúng đã được tách biệt.

Khác biệt giữa Web Hosting và Email Hosting là gì

Các điểm khác biệt giữa Email Hosting và Web Hosting:

Email Hosting là nơi lưu trữ các Email của doanh nghiệp với khách hàng, đối tác hoặc trong nội bộ. Dịch vụ này có tính bảo mật cao và có tên miền riêng của doanh nghiệp.
Web Hosting là nơi lưu tất cả các thông tin dữ liệu trên Website của doanh nghiệp, từ nội dung, hình ảnh, tập tin,... đến các hoạt động giao dịch mua bán giữa doanh nghiệp và khách hàng qua Internet (đối với các doanh nghiệp có bán hàng trực tuyến.

Lưu ý trước khi thuê dịch vụ Email Hosting

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc thuê dịch vụ Email Hosting, doanh nghiệp cần cân nhắc một số yếu tố chính để đảm bảo chọn được dịch vụ phù hợp nhất:

Quy mô doanh nghiệp: Quy mô doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng tài khoản Email mà doanh nghiệp cần đăng ký. Một số dịch vụ Email Hosting cung cấp tài nguyên phù hợp doanh nghiệp nhỏ, trong khi một số loại khác sẽ phù hợp cho doanh nghiệp lớn. Do đó, doanh nghiệp cần chọn đúng đơn vị cung cấp theo nhu cầu của mình.
Nhu cầu sử dụng Email: Số lượng Email mà doanh nghiệp gửi đi và nhận về mỗi ngày là bao nhiêu? Các tính năng doanh nghiệp cần dùng trong Email là gì? Các yếu tố này giúp xác định dung lượng lưu trữ dữ liệu của Email Hosting.
Thời gian Uptime và độ tin cậy: Điều quan trọng là cần đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể truy cập vào Email Hosting và sử dụng mọi lúc. Do đó, doanh nghiệp cần chọn nhà cung cấp uy tín có độ tin cậy và thời gian Uptime cao.
Tính bảo mật: Hãy chọn đúng các nhà cung cấp có nhiều biện pháp, công nghệ hoặc chứng chỉ bảo mật, giúp bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp tốt nhất.
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Lựa chọn các nhà cung cấp có dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt, phản hồi nhanh chóng. Điều này giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng xử lý nếu có sự cố bất ngờ xảy ra.
Chi phí: Email Hosting tại các nhà cung cấp khác nhau, với lượng tài nguyên khác nhau sẽ có mức chi phí rất khác biệt. Hãy chọn đơn vị có chi phí phù hợp với ngân sách doanh nghiệp.
Tối ưu tên miền Email: Doanh nghiệp nên chọn các tên miền ngắn gọn, có ý nghĩa và dễ nhớ. Chúng có thể là tên thương hiệu, tên doanh nghiệp hoặc tên viết tắt nếu tên doanh nghiệp quá dài. Tránh trùng lặp với tên của các doanh nghiệp khác.
Cấu trúc thống nhất với các nền tảng khác: Website, Fanpage, Email,... đều nên có cùng một cấu trúc. Ví dụ, Fanpage doanh nghiệp là https://www.facebook.com/cmccloud.vn thì tên miền email nên là @cmccloud.vn.

Dịch vụ lưu trữ Email an toàn không giới hạn tại CMC Cloud

Bài viết trên đã giải thích chi tiết Email Hosting là gì, các lợi ích cũng như lưu ý khi triển khai công nghệ nay. Nhìn chung, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đã sử dụng Email Hosting để tăng độ nhận diện và sự chuyên nghiệp với khách hàng. Nếu doanh nghiệp bạn chưa áp dụng Email Hosting, thì đây là lúc doanh nghiệp cần triển khai ngay để tăng lợi thế cạnh tranh trong thời đại số này. Điều đặc biệt là doanh nghiệp cần tham khảo các lưu ý trên để chọn được dịch vụ Email Hosting phù hợp, chất lượng nhất.

CMC Cloud - Giải pháp Điện toán đám mây Toàn diện & Linh hoạt nhất. Cho phép tùy biến sử dụng và quản trị 25+ dịch vụ