Mail Server là gì? Tìm hiểu trước khi thuê mail server

Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể gửi email từ nơi này đến nơi khác trên thế giới chỉ trong vài giây. Hầu hết chúng ta coi quá trình này là đương nhiên và ít suy nghĩ về cách email thực sự hoạt động. Thật dễ hiểu cách thức gửi thư thông thường từ điểm A đến điểm B – nhưng làm thế nào để một email đi từ người gửi đến người nhận? Câu trả lời cho câu hỏi đó xoay quanh thứ gọi là mail server. Tìm câu trả lời cho khái niệm mail server là gì và các vẫn đề xoay quanh nó dưới bài viết này.

Mail Server là gì?

Mail server, hay còn được gọi là máy chủ thư điện tử, là một hệ thống máy tính được sử dụng để quản lý và lưu trữ email. Nó có nhiệm vụ chính là nhận, gửi và lưu trữ các email giữa các người dùng trong một mạng lưới nội bộ hoặc trên internet. Mail server cũng có khả năng xác thực người dùng và kiểm tra tính hợp lệ của các địa chỉ email trước khi gửi hoặc nhận email.

Một mail server bao gồm các thành phần chính sau đây:

• Mail Transfer Agent (MTA): Là thành phần quan trọng nhất của mail server, có nhiệm vụ chuyển tiếp email giữa các máy tính trong mạng lưới. MTA sử dụng các giao thức như SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) để gửi và nhận email.
• Mail Delivery Agent (MDA): Là thành phần xử lý và lưu trữ email khi đã được chuyển tiếp bởi MTA. MDA sẽ đảm bảo rằng email sẽ được gửi đến đúng người dùng và lưu trữ vào hộp thư đến của họ.
• Mail User Agent (MUA): Là giao diện cho người dùng để gửi và nhận email. Thông thường, MUA là các ứng dụng email như Microsoft Outlook, Gmail hay Thunderbird.

Tìm hiểu về mail server

Thuật ngữ liên quan đến mail server

Trước khi tìm hiểu cách hoạt động và cấu hình mail server, chúng ta cần hiểu một số thuật ngữ liên quan đến nó.

• Domain: Là tên miền của một website hoặc tổ chức. Ví dụ: google.com là domain của Google.
• MX Record: Là bản ghi DNS (Domain Name System) chỉ định địa chỉ IP của mail server cho một domain cụ thể.
• SMTP: Là giao thức truyền tải email giữa các máy tính trong mạng lưới.
• POP3: Là giao thức cho phép người dùng tải email từ mail server về máy tính cá nhân.
• IMAP: Là giao thức cho phép người dùng truy cập và quản lý email trực tiếp trên mail server.
• TLS Mail Server: Là bảo mật tầng truyền trải (Transport Layer Security). TLS hoạt động ở cùng tầng với SSL (Secure Sockets Layer) cung cấp cách vận chuyển mã hóa cho đăng nhập được chứng thực SASL

Cách thức hoạt động của mail server

Mail server hoạt động theo một quy trình đơn giản như sau:

• Người dùng A gửi email đến người dùng B thông qua MUA (ví dụ: Gmail).
• MUA sẽ kết nối với MTA của mail server A và gửi email đi.
• MTA của mail server A sẽ kiểm tra địa chỉ email của người dùng B và sử dụng MX Record để xác định địa chỉ IP của mail server B.
• MTA của mail server A sẽ chuyển tiếp email đến MTA của mail server B.
• MTA của mail server B sẽ gửi email đến MDA để lưu trữ.
• MDA sẽ lưu trữ email vào hộp thư đến của người dùng B.
• Người dùng B có thể truy cập và đọc email từ hộp thư đến của mình thông qua MUA.

Quá trình này diễn ra trong vòng vài giây và người dùng không cần phải làm gì ngoài việc gửi và nhận email thông qua MUA.

Cách cấu hình mail server

Để cấu hình mail server, bạn cần có kiến thức về hệ điều hành Linux và các lệnh cơ bản. Bạn cũng cần biết về các giao thức như SMTP, POP3 và IMAP để có thể cấu hình chính xác cho mail server của mình.

Có hai cách để cấu hình mail server: sử dụng phần mềm quản lý mail server hoặc tự cấu hình từ đầu. Nếu bạn không có kinh nghiệm về cấu hình mail server, tốt nhất là nên sử dụng phần mềm quản lý mail server như cPanel, Plesk hay DirectAdmin. Những phần mềm này cung cấp giao diện đồ họa và cho phép bạn cấu hình mail server một cách dễ dàng.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn tự cấu hình mail server, bạn có thể sử dụng các phần mềm mã nguồn mở như Postfix, Dovecot hay Sendmail. Trước khi bắt đầu cấu hình, bạn cần phải có một máy chủ Linux và một tên miền đã được đăng ký.

Quá trình cấu hình mail server bao gồm các bước sau:

• Cài đặt và cấu hình phần mềm mail server.
• Tạo tên miền và MX Record cho mail server.
• Cấu hình các giao thức như SMTP, POP3 và IMAP.
• Kiểm tra và xác minh tính hợp lệ của mail server.

Việc cấu hình mail server có thể phức tạp và đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về hệ thống máy tính. Nếu bạn không tự tin về khả năng của mình, nên thuê một nhà cung cấp dịch vụ để cấu hình và quản lý mail server cho bạn.

Tại sao cần thuê mail server

Có nhiều lý do để thuê mail server cho tổ chức của bạn. Dưới đây là những lý do chính:

• Tối ưu hóa hiệu suất: Khi sử dụng dịch vụ email miễn phí như Gmail hay Yahoo, bạn sẽ chia sẻ tài nguyên với hàng triệu người dùng khác. Điều này có thể làm giảm hiệu suất và tốc độ gửi/nhận email của bạn. Khi thuê mail server riêng, bạn sẽ có toàn quyền sử dụng tài nguyên và có thể tối ưu hóa hiệu suất của mail server theo nhu cầu của mình.
• Bảo mật và riêng tư: Với dịch vụ email miễn phí, bạn không có quyền kiểm soát bảo mật và riêng tư của email. Tuy nhiên, khi thuê mail server riêng, bạn có thể tự quản lý các chính sách bảo mật và đảm bảo rằng email của bạn sẽ không bị lộ thông tin.
• Tùy chỉnh và tích hợp: Khi sử dụng dịch vụ email miễn phí, bạn sẽ không có khả năng tùy chỉnh và tích hợp email vào các ứng dụng và website của mình. Nhưng khi thuê mail server riêng, bạn có toàn quyền tùy chỉnh và tích hợp email theo ý muốn.
• Quản lý và kiểm soát: Với mail server riêng, bạn có thể quản lý và kiểm soát toàn bộ email của tổ chức một cách dễ dàng. Bạn có thể tạo và xóa tài khoản email, thiết lập các chính sách bảo mật và giám sát hoạt động của mail server.

Phân loại mail server

Có nhiều cách để phân loại mail server, nhưng chúng ta sẽ tìm hiểu về hai phân loại chính: mail server dựa trên giao thức và mail server dựa trên hệ điều hành.

Mail server dựa trên giao thức

• SMTP Server: Là mail server sử dụng giao thức SMTP để gửi và nhận email. Đây là loại mail server phổ biến nhất và được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức và doanh nghiệp.
• POP3 Server: Là mail server cho phép người dùng tải email về máy tính cá nhân thông qua giao thức POP3. Thông thường, email sẽ bị xóa khỏi mail server sau khi đã được tải về.
• IMAP Server: Tương tự như POP3 Server, IMAP Server cũng cho phép người dùng truy cập và quản lý email trực tiếp trên mail server. Tuy nhiên, email sẽ không bị xóa khỏi mail server và có thể được truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau.

Mail server dựa trên hệ điều hành

• Windows Mail Server: Là mail server chạy trên hệ điều hành Windows. Nó có thể được cấu hình và quản lý thông qua giao diện đồ họa và thường được sử dụng trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Linux Mail Server: Là mail server chạy trên hệ điều hành Linux. Nó có tính bảo mật cao và được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức lớn và doanh nghiệp.

Mail server là một phần không thể thiếu trong việc quản lý email cho tổ chức và doanh nghiệp. Nó giúp tối ưu hóa hiệu suất, bảo mật và riêng tư, cũng như cho phép tùy chỉnh và tích hợp email theo ý muốn. Trước khi thuê mail server, bạn cần hiểu rõ về khái niệm này và cách hoạt động của nó để có thể lựa chọn dịch vụ phù hợp với nhu cầu của tổ chức của mình. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về mail server và tại sao cần phải thuê mail server cho tổ chức của bạn.

CMC Cloud - Giải pháp Điện toán đám mây Toàn diện & Linh hoạt nhất. Cho phép tùy biến sử dụng và quản trị 25+ dịch vụ

Website: https://cmccloud.vn 

Facebook: https://facebook.com/cmccloud.vn 

Hotline: 1900.2010