Quản lý dữ liệu là gì? Tại sao Quản lý dữ liệu quan trọng

16/03/2023

Trong thế kỷ 21, dữ liệu là tài sản. Với khối lượng lớn dữ liệu được tạo ra mỗi ngày, chúng ta cần có sẵn các giải pháp quản lý dữ liệu tốt hơn. Có thể nói, bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào muốn thành công ngày hôm nay đều cần phải hiểu cái gì, tại sao và cách quản lý dữ liệu.

May mắn thay, có rất nhiều tài nguyên có sẵn, từ phần mềm quản lý dữ liệu đến các phương pháp về quản lý dữ liệu,... Hãy bắt đầu với việc tìm hiểu quản lý dữ liệu là gì.

Quản lý dữ liệu là gì?

Quản lý dữ liệu (Data management) là quá trình nhập, lưu trữ, sắp xếp và duy trì các dữ liệu được tạo và thu thập bởi một doanh nghiệp, tổ chức.

Quản lý dữ liệu hiệu quả là một phần quan trọng trong việc triển khai các hệ thống CNTT chạy các ứng dụng kinh doanh và cung cấp thông tin phân tích để giúp thúc đẩy việc ra quyết định vận hành và lập kế hoạch chiến lược bởi các giám đốc điều hành, các quản lý doanh nghiệp và những người dùng cuối.

Quy trình quản lý dữ liệu bao gồm sự kết hợp của nhiều chức năng khác nhau với mục đích chung là đảm bảo dữ liệu trong hệ thống của doanh nghiệp là chính xác, sẵn có và có thể truy cập.

Phân loại quản lý dữ liệu

Phạm vi của nguyên tắc quản lý dữ liệu khá rộng và chiến lược quản lý dữ liệu hiệu quả thường triển khai các thành phần sau để hợp lý hóa chiến lược và hoạt động của chúng trong toàn tổ chức:

Xử lý dữ liệu (Data processing): Trong giai đoạn này của vòng đời quản lý dữ liệu, dữ liệu thô được nhập từ nhiều nguồn dữ liệu, chẳng hạn như API web, ứng dụng di động, Internet of Things (IoT), biểu mẫu, khảo sát, v.v. Sau đó, nó thường được xử lý hoặc tải thông qua các kỹ thuật tích hợp dữ liệu, chẳng hạn như trích xuất, chuyển đổi, tải (ETL),... Mặc dù ETL trước đây là phương pháp tiêu chuẩn để tích hợp và sắp xếp dữ liệu trên các bộ dữ liệu khác nhau, nhưng ELT ngày càng phổ biến với sự xuất hiện của nền tảng dữ liệu đám mây (cloud data platforms) và nhu cầu về dữ liệu thời gian thực ngày càng tăng.
Lưu trữ dữ liệu (Data storage): Mặc dù dữ liệu có thể được lưu trữ trước hoặc sau khi xử lý dữ liệu, phân loại và mục đích của dữ liệu thường sẽ quyết định kho lưu trữ được sử dụng.
Quản trị dữ liệu (Data governance): Quản trị dữ liệu là một bộ tiêu chuẩn và quy trình kinh doanh nhằm đảm bảo rằng tài sản dữ liệu được tận dụng một cách hiệu quả trong một tổ chức.
Bảo mật dữ liệu (Data security): Bảo mật dữ liệu đặt ra các biện pháp bảo vệ để bảo vệ dữ liệu trước sự truy cập trái phép, tham nhũng hay trộm cắp. Khi công nghệ kỹ thuật số ngày càng trở thành một phần quan trọng, các biện pháp bảo mật của các doanh nghiệp hiện đại ngày càng được xem xét kỹ lưỡng hơn để đảm bảo rằng dữ liệu của khách hàng được bảo vệ khỏi tội phạm mạng hoặc các sự cố khắc phục thảm họa. Mặc dù việc mất dữ liệu có thể gây rủi ro lớn lên bất kỳ doanh nghiệp nào, nhưng việc vi phạm dữ liệu nói riêng có thể gây ra những hậu quả tốn kém từ cả tài chính và thương hiệu. Các nhóm bảo mật dữ liệu có thể bảo mật dữ liệu của mình tốt hơn bằng cách tận dụng mã hóa và đảm bảo an toàn dữ liệu trong chiến lược bảo mật của mình.

Lợi ích của việc quản lý dữ liệu

Doanh nghiệp được hưởng lợi trong việc triển khai và duy trì các sáng kiến về quản lý dữ liệu:

Tăng tính bảo mật: Quản lý dữ liệu bảo vệ tổ chức của bạn và nhân viên của tổ chức khỏi bị mất dữ liệu. Bảo mật dữ liệu mạnh mẽ đảm bảo rằng thông tin quan trọng của công ty được sao lưu và có thể truy xuất được nếu nguồn chính không còn nữa.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Mặc dù lợi ích này sẽ không được nhìn thấy ngay lập tức, nhưng có thể giúp cá nhân hóa hành trình của khách hàng thông qua các phân tích toàn diện.
Khả năng mở rộng: Quản lý dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô nhưng điều này phần lớn phụ thuộc vào công nghệ và quy trình hiện có. Ví dụ: Nền tảng đám mây (Cloud) cho phép linh hoạt hơn, cho phép tăng hoặc giảm quy mô tài nguyên dữ liệu và sức mạnh tính toán khi cần. Ngoài ra, hội đồng quản trị có thể giúp đảm bảo rằng các nguyên tắc phân loại xác định được áp dụng khi công ty phát triển về quy mô.

Phương pháp quản lý dữ liệu hiệu quả

Để quản lý dữ liệu hiệu quả, có thể áp dụng một số phương pháp cơ bản như:

Quản lý việc truy cập

Các doanh nghiệp nên thực hiện việc kiểm soát quyền truy cập và dữ liệu một cách nghiêm ngặt. Một số thông tin có thể được chia sẻ với nhân viên trong tổ chức, trong khi một số khác chỉ nên được truy cập bởi các quản lý. Điều này sẽ đảm bảo rằng việc sử dụng dữ liệu hiệu quả và bảo toàn dữ liệu của doanh nghiệp.

Bảo mật thông tin dữ liệu

Vi phạm bảo mật và quản lý dữ liệu, data của khách hàng có thể gây ra tổn thất lớn về tài chính, thời gian, tên tuổi của doanh nghiệp. Vì vậy, khi thu thập thông tin cá nhân của khách hàng như tên, tuổi, email, số điện thoại,... doanh nghiệp cần đảm bảo tính bảo mật và tránh việc thông tin bị rò rỉ ra ngoài. Khi đó, niềm tin giữa doanh nghiệp và khách hàng càng được củng cố.

Sao lưu dữ liệu

Việc mất dữ liệu khách hàng có thể dẫn đến những tác động nghiêm trọng đối với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, để cường sự tin cậy, tính bảo mật dữ liệu, doanh nghiệp nên thực hiện sao lưu dữ liệu thường xuyên.

Dọn dẹp kho dữ liệu

Một số nguồn dữ liệu có thể không mang lại nhiều giá trị trong các hoạt động kinh doanh. Do đó, để tối ưu hóa quản lý dữ liệu, doanh nghiệp nên thiết lập một kế hoạch định kỳ để sàng lọc và dọn dẹp kho dữ liệu. Bằng cách này, có thể loại bỏ các thông tin không cần thiết và hạn chế việc lãng phí tài nguyên.

Thu thập dữ liệu cần thiết

Nên thu thập các dữ liệu cần thiết và có giá trị thực sự cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quá nhiều dữ liệu không sử dụng có thể dẫn đến lãng phí và tiêu tốn nguồn lực của doanh nghiệp. Vì vậy, khi quản lý dữ liệu khách hàng, cần tiến hành thu thập thông tin, áp dụng các phương pháp và quy trình hợp lý và minh bạch.

Đầu tư vào phần mềm quản lý dữ liệu

Thực tế, hầu hết các doanh nghiệp không còn sử dụng bảng tính cơ bản để lưu trữ dữ liệu khách hàng nữa. Thay vào đó, các phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng đã trở thành lựa chọn hoàn hảo. Điều này là cần thiết trong bối cảnh kinh doanh số hiện nay.

Có thể thấy, dữ liệu này là nền tảng cho các quyết định kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ quản lý dữ liệu là gì và các phương pháp quản lý phù hợp giúp tăng hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian chi phí và tính bảo mật của dữ liệu.

CMC Cloud hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng một chiến lược về quản lý dữ liệu với các giải pháp sao lưu, lưu trữ an toàn hiện đại. Liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp.

CMC Cloud - Giải pháp Điện toán đám mây Toàn diện & Linh hoạt nhất. Cho phép tùy biến sử dụng và quản trị 25+ dịch vụ