Print Server là gì? Điều cần lưu ý về Print Server

Print Server là một giải pháp hiệu quả cho nhiều doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa việc quản lý tài nguyên in và tối ưu hóa tốc độ in ấn. Nhưng cụ thể thì Print Server là gì? Chúng có cách hoạt động như thế nào và làm sao để cài đặt Print Server? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu kỹ hơn về khái niệm này.

Print Server là gì?

Print Server là một phần mềm hoặc thiết bị được dùng để quản lý công việc in ấn từ nhiều máy tính khác nhau, trong một mạng diện rộng. Khi đó, các máy tính trong mạng đã kết nối có thể truy cập và chia sẻ các máy in bên trong hệ thống một cách dễ dàng.

Ví dụ, khi một máy tính muốn in tài liệu, chúng gửi yêu cầu cần in đến Print Server. Sau đó, Print Server gửi yêu cầu in đó đến máy in tương ứng trong hệ thống mạng. Nhờ có Print Server, việc quản lý và xếp hàng đợi in ấn được dễ dàng và nhanh chóng hơn, giảm công sức trong việc phải cài đặt và quản lý từng máy in riêng lẻ trên từng máy tính.

Lịch sử công nghệ Print Server

Ban đầu, các Terminal Server (máy chủ đầu cuối) cho phép hàng chục Dozens (điểm cuối) kết nối tới một điểm kết nối chung hoặc mạng diện rộng WAN. Khi Terminal Server được nâng cấp, các Printers được kết nối với Server, và các nhà thiết kế Terminal Server cũng bắt đầu bổ sung khả năng hỗ trợ cho việc xếp hàng in. Theo thời gian, Dedicated Print Server đã ngày càng phổ biến hơn, trở thành một thông lệ.

Print Server đã trở thành một phần quan trọng của mạng, mặc dù đến ngày nay chúng đã không quá còn cần thiết như trước nữa. Ngày nay, một số doanh nghiệp chủ yếu dựa vào các tập tin kỹ thuật số, nên các tập tin bản cứng ít được chú trọng như trước. Ngoài ra, đôi khi các thiết bị mạng khác cũng đã tích hợp khả năng của Print Server.

Ngoài ra, trên đám mây cũng hỗ trợ sẵn các lựa chọn in "không cần máy chủ" (Serverless). Doanh nghiệp có thể quản lý bản in thông qua dịch vụ Public Cloud hoặc Private Cloud, trong đó Print Server được lưu trữ ở một vị trí khác và người dùng có thể truy cập vào qua mạng Internet. Khi đó, người dùng không cần sở hữu hoặc duy trì Print Server vật lý.

Đối với các doanh nghiệp cần in tài liệu vật lý nhiều, doanh nghiệp vẫn có thể cân nhắc lựa chọn sử dụng Print Server.

Cách hoạt động của Print Server

Cách hoạt động của Print Server bao gồm các bước như bên dưới:

• Khi cần in tài liệu, người dùng sẽ gửi yêu cầu từ máy tính của mình đến Print Server qua phần mềm in.
• Print Server sẽ kiểm tra sự khả dụng của từng máy in, để chọn máy in dùng để in tài liệu.
• Sau đó, Print Server sẽ xử lý và chuyển tiếp yêu cầu in ấn đến máy in tương ứng.
• Tài liệu được in ấn tại máy in đã chỉ định.
• Sau khi in xong, Print Server sẽ thông báo cho người dùng rằng quá trình in ấn tài liệu đã hoàn tất.

Tùy thuộc vào tính năng và cách thiết kế của Print Server, doanh nghiệp có thể cấu hình quá trình xử lý in ấn tài liệu theo những phương pháp khác nhau, chẳng hạn như quản lý tài nguyên in, kiểm soát quyền truy cập, lên lịch bảo trì hoặc sửa chữa máy in khi cần.

Hình minh họa cách hoạt động của Print Server là gì

Tại sao cần sử dụng Print Server

Print Server là lựa chọn hữu ích cho các doanh nghiệp có nhiều máy in và có nhu cầu tài liệu với số lượng lớn. Khi đó, hệ thống này sẽ hỗ trợ quản lý hàng đợi  khi in cho từng máy in đã được kết nối với Print Server. 

Lý do khiến nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng Print Server bao gồm:

• Hỗ trợ quản lý nhiều máy in tại một vị trí tập trung duy nhất: Giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình trạng máy in, cập nhật phần mềm và ngăn ngừa việc in bị quá tải dễ dàng hơn, đặc biệt là với doanh nghiệp sở hữu các máy in được đặt khắp nơi trong văn phòng.
• Nâng cao hiệu quả khi in tài liệu: Print Server có thể quản lý hàng đợi của từng máy in đã được kết nối với chúng. Ngoài ra, Print Server cũng có thể gửi yêu cầu đến các máy in cục bộ nhanh chóng hơn, giúp phục vụ người dùng tốt hơn.
• Cung cấp sức mạnh xử lý cần thiết cho máy in để quản lý hàng đợi với số lượng lớn và được chuyển sang một thiết bị cụ thể.

Hướng dẫn cài đặt Print Server

Dưới đây là các bước chi tiết để cài đặt Print Server trên máy tính:

• Bước 1: Mở Control Panel trên máy tính và chọn vào ô “Print and Documents Services”.
• Bước 2: Chọn vào mục “Add a Printer” và chọn máy in cục bộ cần dùng.
• Bước 3: Chọn mục “Create a new post” và nhập địa chỉ IP.
• Bước 4: Click vào mục “Custom”, “Setting” và chuyển qua mục LPR (Line Printer Remote).
• Bước 5: Chọn máy in cụ thể.
• Bước 6: Chọn máy in và cổng hiện có đang dùng.

Trên đây là các bước chi tiết để cài đặt Print Server. Sau đó, doanh nghiệp có thể sắp xếp và in ấn tài liệu dễ dàng hơn.

Cách sửa lỗi Print Server error

Việc xảy ra Print Server Error có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau, và dẫn đến kết quả là không kết nối được, khiến việc in ấn tài liệu bị gián đoạn. Bạn có thể tham khảo cách sửa lỗi này theo từng trường hợp như sau:

Print Server bị lỗi offline thường xuyên

Có 4 nguyên nhân chính dẫn đến lỗi này, dưới đây là cách sửa lỗi theo từng nguyên nhân:

• Driver bị lỗi: Tải Driver mới từ Internet.
• Lỗi khi kết nối cáp USB: Thay cáp USB mới.
• Máy tính bị virus hoặc lỗi: Cài đặt lại máy hoặc dùng các phần mềm diệt virus để quét.
• Máy in đang kết nối với máy tính trung gian: Bạn cần đảm bảo sự kết nối giữa 2 máy tính luôn được thông suốt và liên tục.

Máy tính không kết nối được với máy in

Chỉnh cho 2 máy tính về trong cùng một Workgroup, đồng thời kiểm tra trạng thái lệnh Service workstation có bị disable không. Nếu có, bạn hãy chuyển thành enable.

Qua các thông tin trên, CMC Cloud hy vọng doanh nghiệp đã có cái nhìn tổng quát hơn về Print Server là gì, cách cài đặt và sửa lỗi khi dùng Print Server nếu có. Đừng quên theo dõi các bài viết mới nhất trên Blog của CMC Cloud để cập nhật những kiến thức công nghệ khác.

CMC Cloud - Giải pháp Điện toán đám mây Toàn diện & Linh hoạt nhất. Cho phép tùy biến sử dụng và quản trị 25+ dịch vụ

Website: https://cmccloud.vn

Facebook: https://facebook.com/cmccloud.vn

Hotline: 1900.2010

Zalo OA: https://zalo.me/cmccloud

LinkedIn: linkedin.com/company/cmc-cloud